Guía básica para contratar proveedores de bodas

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Iniciar la búsqueda de proveedores puede ser en ocasiones abrumador. Al principio tu solo tienes tu tablero de Pinterest con mil ideas pero no sabes por donde iniciar, quien puede elaborar tus ideas, etc.

Por eso elaboré para ti un vídeo que puedes visualizar a continuación, con algunos tips para contratar proveedores. Además también te comparto en este post, algunas preguntas que debes de realizar antes de contratar a cualquier empresa.

Antes de iniciar con las preguntas que debes de realizar, quiero ayudarte a organizar tu boda. Por eso inscríbete en nuestro Club V.I.B (Very Important Bride) y recibirás muy pronto una invitación para nuestro taller gratuito de como iniciar con los preparativos de la boda.

Completa aquí tus datos.

Ahora, vamos con las preguntas básicas que debes de realizar antes de contratar a cualquier proveedor. Las clasifiqué por rubro:

  Salón, hotel o jardín

  • ¿Para cuantas personas tiene capacidad?
  • ¿Puedo contratar proveedores externos? (decoración, bebidas, fuentes de chocolate, etc,)
  • Si incluyo un proveedor externo ¿Tendrá esto un costo adicional?
  • ¿Qué servicios están prohibidos? (colocar velas, no utilizar máquina de humo de discoteca, juegos artificiales, etc.)
  • ¿Incluyen bebidas y boquitas de bienvenida?
  • ¿Existe acceso para personas que utilizan sillas de ruedas?
  • ¿Cómo se maneja la limpieza de los baños?
  • ¿Capacidad y costo de parqueo?
  • Si es jardín ¿Tienen plan de contingencia para lluvia? (Si no te ofrecen ni toldo, olvídate de ellos.)
  • ¿Hay otro evento antes que el mío? De ser afirmativa la respuesta consulta cuanto tiempo de montaje tienen los proveedores, ya que si la decoradora necesita 4 horas y el lugar te indica que solo te pueden dar 2 horas, queda descartado.
  • ¿Que sucede si vienen más invitados de lo esperado?
  • Formas de pago
Catering

Solamente aplica en lugares donde tu puedes incluir el servicio.

  • ¿Especialidad culinaria?
  • ¿Pueden incluir algún plato vegetariano? ¿tienen menú de niños?
  • ¿Manejan bebidas naturales o gaseosas ilimitadas?
  • ¿Incluyen servicio de mantelería, cristalería y accesorios?
  • ¿Costo adicional por prueba de menú?
  • ¿Ha trabajado en el lugar donde realizaré mi evento?
  • ¿Costo de descorche?
  • ¿Cuanto tiempo necesitan para montar?
Licor

  • Consulta con la empresa en donde compraste el licor si ellos pueden entregarlo al hotel, jardín o salón en donde se realice la fiesta.
  • En el lugar del evento debes consultar cuanto tiempo antes puedes entregar el licor.
  • Al contratar un servicio de barra libre con alguna empresa especializada, pregunta ¿Qué genera costo adicional? ¿Tiempo de montaje? ¿Qué licores incluye? ¿Pueden elaborar alguna bebida especifica para mi boda? ¿Cuantas personas permanecen durante el evento? ¿Cómo llegan vestidas?
Decoración

  • Deseo que mi boda sea de un estilo en especifico ¿Qué decoración me recomienda? ¿Tiene fotos de otras bodas que haya realizado con este mismo tema?
  • ¿Qué estilo de decoración caracteriza a su empresa? ¿Puede mostrarme fotos?
  • ¿Conoce el lugar de la ceremonia y fiesta? de ser su respuesta positiva ¿Qué tipo de decoración me sugiere?
  • ¿Costo adicional de prueba?
  • ¿Qué genera un costo adicional el día del evento? (montaje, bases, etc.)
  • ¿Cuantas horas necesitan para decorar mi boda?
  • ¿Cual es el tiempo de conservación de las flores que me propone para decoración y ramo?
  • ¿Costo de viáticos?
Música

  • ¿Cuanto espacio ocupa ocupa la discoteca o grupo en vivo?
  • ¿Qué tipo de música nos sugiere?
  • ¿Podemos entregarles un listado de nuestras canciones favoritas?
  • ¿Tiene algún vídeo que nos pueda mostrar?
  • ¿Cuantas personas permanecen durante el evento?
  • ¿Debemos incluir nosotros la alimentación de su personal?
  • ¿Incluyen la pista de baile o pantalla?
  • ¿Tienen plan de contingencia por si falla el equipo?
  • ¿Costo de hora adicional?
Pastel

  • ¿Qué diseños puede realizar según el tema de mi boda?
  • ¿Cual es la tendencia de pasteles actualmente?
  • ¿Cuantas horas antes necesita para el montaje?
  • ¿Incluye base y/o decoración de la mesa del pastel?
  • ¿Puede crear un pastel acorde a una foto o usted solo realiza diseños originales?
  • ¿Puede mostrarme fotos?
  • ¿Costo adicional de degustación?
  • ¿Costo adicional de montaje y/o viáticos?
  • ¿Cuales son los sabores que recomiendan y tipo de cubiertas?
Fotografía y vídeo

  • ¿Ha realizado fotografía y/o vídeo en bodas? (deben de haber realizado por lo menos una boda)
  • ¿Qué lugares sugiere para nuestra sesión fotográfica de bodas?
  • ¿Cual es su estilo de fotografía y/o vídeo?
  • ¿En donde podemos ver su trabajo? (Si no tiene una pagina web o por lo menos una red social con fotos, no lo tomes en cuenta)
Wedding Planner

  • ¿Cuantas bodas ha coordinado? (Por lo menos debe de haber realizado dos y no, no cuenta la de ella)
  • ¿Con que proveedores trabaja usted?
  • Si yo la contrato a usted ¿Hasta que punto participaré yo en los preparativos de la boda? (Debe de incluirte en ciertas actividades como degustaciones y pruebas de decoración)
  • Yo  ya tengo los proveedores contratados ¿Puedo contratarlos a ustedes para que coordinen solo el día de la boda?
  • ¿Hay proveedores con que usted tenga un descuento especial para mi boda?
  • ¿Ha trabajado con los proveedores que yo ya tengo contratados?
  • ¿Realizará reunión con todos o algunos de los proveedores antes de la boda?
  • Yo ya tengo un presupuesto establecido ¿Puede usted trabajar con el?

A todo proveedor debes preguntarle ¿Cuanto tiempo antes debes de contratarle? y formas de pago. Recuerda como te comente en el vídeo, siempre debes de realizar un contrato e investigarlos como que fueras un detective privado.

Ya sabes que puedes escribirme si tienes alguna duda.

 

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